Dateiablage und -organisation im Schulalltag

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Da es in meiner Schule (noch) kein Wifi gibt, muss ich die Dateiorganisation sowohl on- als auch offline Verfügbar organisieren. In jedem Raum gibt es ein IWB mit Client sodass ein Zugriff auf digitale Dateien im Unterricht möglich.

Ablage und Organisation zu Hause

Der iMac zu Hause ist das Zentrum der Vor- und Nachbereitung von Unterricht. Dieser ist seit jeher mit FileVault verschlüsselt. Die Daten werden stündlich via Time Maschine doppelt gespiegelt, so dass ein Datenverlust (nahezu) ausgeschlossen ist. Über die Jahren haben sich schon beachtliche 1,2 TB nur mit Unterrichtsmaterial angesammelt, deshalb überlege ich gerade in ein moderneres NAS oder ein Drobo zu investieren.

Für die Arbeit in der Schule bin ich in der glücklichen Lage, dass wir über einen Office365 Account verfügen, der mir auch reichlich Platz in OneDrive bietet. Die nötigen Daten für das Halbjahr lagere ich jeweils in einer fach- und klassenspezifischen OneDrive-Ordnern. Für den Austausch mit Kollegen gibt es einen „Austausch“-Ordner. Die Arbeit mit OneDrive Ordnern hat  Julian Wagner in seinem Beitrag bereits ausführlich beschrieben.

Dank der perfekten Dokumentenversionierung von Sharepoint ist die Arbeit im Team an einem oder mehreren Dokumenten denkbar einfach und sicher. Zunehmend leite ich die SuS in Informatik dazu an, diese Funktionalität für ihre gemeinsamen Arbeiten stärker zu nutzen – nicht nur in Informatik.

Cloud oder USB-Stick?

Da mir die direkte Zugriff mit dem MacBook Air auf die Cloud im Alltag nicht ohne das Öffnen eines eigenen Hotspots möglich ist und ich zudem häufig die Räume wechseln muss, nutze ich für Dateien die ich „schnell“ benötige einen klassischen USB-Stick. Dort ist die oben beschriebene Ordner-Struktur nachempfunden, so dass ich immer schnell die nötigen Dateien aufrufen kann. Gerade durch die Raumwechsel spare ich mir dadurch die häufig zeitaufwendigere Anmeldung an einem Dienst.

Dennoch versuche ich so viel wie möglich in OneDrive abzulegen. Dies schließt auch sämtliche Papierdokumente die mir im Laufe der Woche zuflattern. Diese werden sofern möglich mit Office Lens fotografiert und in OneNote abgelegt.

Synchronisation unter den Devices

OneDrive nimmt viel Arbeit einfach ab. Da ich darauf achte immer nur die Daten für das laufende Halbjahr verfügbar zu haben, komme ich mit dem Platz auf dem MacBook Air 256 GB locker zurecht. Das MacBook Air ist ebenfalls mit FileVault verschlüsselt und daher (relativ) sicher. Neben OneDrive nutze ich vor allem OneNote für die Unterrichtsvor- und -nachbereitung. Einmal aufgeklappt und schon synchronisiert OneNote die Daten auf allen Devices.

Einzig die Synchronisation der Daten auf dem USB-Stick erfordert manuelles eingreifen. In der Zwischenstand ist das für mich aber sowas wie Tasche packen für den nächsten Tag. Eine Routine die am Ende des Tags durchgeführt wird. Da die nötigen Dokumente für die nächste Stunde in OneNote liegen, ist dass ein schnelles plug&play ohne Sucherei.

Ort für alles – OneNote

Als Evernote auf den Markt kam versuchte ich damit bereits möglichst weg von einzelnen Dokumenten zu kommen. Evernote konnte meine Erwartungen allerdings nicht erfüllen. Als sie dann das Bezahlmodell von einmalig auf jährlich änderten legte ich es beiseite.

Privat verwendete ich Notiz-Apps, die nicht mehr als Textlisten waren. Für Einkaufszettel etc. auch vollkommen ausreichend. Seitdem ich wieder voll in der Schule arbeite hat sich der Bedarf von Notizen und der Organisation von Dateien in Sinnabschnitten erhöht. Seit 12 Monaten nutze ich wieder OneNote auf dem Mac und bin dabei mehr als zufrieden. OneNote ist der Ort für alles, was mit Schule zu tun hat. Auch wenn man als Mac-User auf die ein oder andere Funktion länger warten muss, hat sich der Umstieg gelohnt. Für mich einer der größten Nutzen, ist das einfache Übertragen der Daten von einem Schuljahr zum nächsten. Alles ist schon an seinem Platz und richtig sortiert. Ich kann mich also voll auf die Erneuerung von Quellen, Umplanung, Ausbau von Einheiten etc. konzentrieren. Und die Arbeitsblätter für die Schüler sehen jedes Jahr wie neu und nicht wie die zwanzigste Kopie der Kopie aus. 😉

Demnächst plant die Schule den Umstieg von Office365 auf Office365 Deutschland. Dann wäre unser Rechenzentrum wohl Magdeburg und somit die Nutzung auch datenschutzrechtlich sauber geregelt.

Personenbezogene Daten und Noten

Personenbezogene Daten vermeide ich abzuspeichern. In OnoNote lege ich derartige Daten nicht ab.

Zur Ablage von Noten, Fehlzeiten usw. sind wir angehalten Notenbox zu benutzen. Diese läuft lokal auf dem MacBook Air und wird nicht synchronisiert. Da das MacBook Air verschlüsselt und zugangsgesichert ist, ist es grundständig sicher. Leider lässt sich Notenbox nicht zusätzlich sichern. Das stört mich ein wenig.

Fazit

Ich bin froh, dass ich keine klassischen Ordner gefüllt mit Papier mehr im Arbeitszimmer rumstehen haben muss. Die Organisation der Daten in elektronischer Form erleichtert mir trotz fehlenden Wifi in der Schule die Arbeit sehr. In Zukunft werden meine OneNote Notizbücher weiter wachsen.

2 Kommentare auf “Dateiablage und -organisation im Schulalltag

  1. Wieso lässt sich die Notenbox nicht sichern? Unter Windows und in der Android-App zumindest kann ich jeder Klasse ein eigenes Passwort geben. Wird auch mit synchronisiert, falls das doch mal nötig wird.

    1. Hallo Arne,
      das habe ich vll etwas ungünstig ausgedrückt:
      Klassen lassen sich per PW sichern. Da hast du Recht. Im Alltag sehr sehr mühselig. Was mir fehlt ist ein „Start-PW“ der Notenbox. Also aufmachen, PW und frei. Das fehlt mir.

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